Comment sécuriser ses archives ?

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Chaque chef d’entreprise sait que ses archives sont un trésor sur lequel il doit veiller. Elles ont une valeur légale, pour certaines, pendant une période donnée. Au jour le jour, elles peuvent aider le dirigeant, mais aussi ses collaborateurs à travailler ; car elles contiennent des informations précieuses. Pourtant, quelquefois, les conditions ne sont pas réunies pour les préserver dans de bonnes conditions. Explications.

Qu’entend-on par sécuriser ses archives ?

Les documents dont nous parlons sont des papiers. Bien entendu, la loi sur la transition numérique exhorte les entrepreneurs à digitaliser leurs documents. Mais ces derniers ne sont pourtant pas amenés à disparaitre.

Leur valeur légale est la même, pourtant, bon nombre d’administrations ne jurent encore que par les documents papiers. Idem pour un contrôleur fiscal qui préfère encore compulser des dossiers papiers pour voir si l’entreprise respecte toutes les lois et normes du Code du Travail.

Le papier est une matière fragile. La poussière peut être son ennemie, mais s’il n’y avait qu’elle…La salle des archives peut faire l’objet de nombreux sinistres : départ de feu, dégâts des eaux. La présence alléchante du papier peut intéresser les rongeurs mais aussi, plus insidieusement des insectes ; comme les cafards.

Quel que soit le prédateur du papier, il peut l’endommager de façon irrémédiable. Les informations ne sont plus lisibles : ce qui empêche de les présenter, mais aussi de les utiliser au quotidien.

Quelles solutions pour sécuriser ses archives ?

Heureusement, ce scénario catastrophe ; qui malheureusement peut toucher toutes les structures ; peut trouver une solution heureuse.

Dans un premier temps, en faisant appel à une société d’archivage, il est possible de savoir si la salle présente de bonnes conditions de préservation. La pièce est méthodiquement inspectée pour voir si les papiers sont en sécurité.

Si ce n’est pas le cas, pas de panique. Il y a des alternatives. Par exemple, la société d’archivage peut proposer au chef d’entreprise de procéder au transfert de ses archives. Elle les emportera alors dans des locaux sécurisés.

La sécurité prend alors plusieurs visages : celui d’un endroit exempt d’humidité, mais aussi traité pour éviter les départs de feu et qui bénéficie en outre d’une surveillance à tout moment. Les documents sont accessibles. Cela peut être par l’envoi de mail : le document papier est alors scanné et envoyé à l’entreprise, en quelques instants. Un gain de temps appréciable.

Le chef d’entreprise peut également demander à la société d’archivage, une fois qu’elle aura trié les documents et les auras classés, de procéder à leur numérisation.

La loi sur la transition numérique vise de toute manière à ce que toute entité professionnelle française opte définitivement pour cette manière de procéder.

Si les documents sont numérisés, ils sont stockés dans une base de données dématérialisée, avec un ordre bien spécifique qui permet à tous ceux qui ont accès à ces documents, de les retrouver en quelques clics.

Un des autres aspects positifs de cette solution mise en place par les tiers archiveurs est qu’elle permet également de gagner de la place au sein de l’entreprise. En effet, la salle d’archives est désormais vacante et peut servir à une autre utilisation.